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ビジネス英文メールの勉強方法

2023年9月6日

かしこまったビジネス英文メールでは様式が厳格に定められており、いくつかの約束事を勉強することで誰でも一定レベルのメールが書けるように工夫されています。

ただし、決まりをただ暗記して書き写すだけでは無味乾燥なビジネスメールになってしまうので、その人らしい個性を文面に反映させることも大切なテクニックとなります。

英文メール上達のポイントをまとめましたので、ビジネスの場でぜひとも参考にしていただければ幸いです。

Contents

1 【初級編】ライティングスキルをアップさせる方法
2 【中・上級編】ライティングスキルをアップさせる方法
3 【番外編】翻訳サイトや添削サービスを利用してみよう

【初級編】ライティングスキルをアップさせる方法

初心者のうちはとにかく、毎日一定量の英文メールを読みこなすことが上達への近道です。いきなり実際のライティングに入るのではなく、正しい表現で書かれた英文メールを毎日大量に読むことによってボキャブラリーが自然に広がり、ビジネスシーンにふさわしい構文のルールも勉強することができます。

文面をただ読むのではなく、書かれている文章を頭の中で音声として再生しながら読むことで、英語のリズム感覚も理解することができます。これは日本語でも同じことで、文章を読むときは字を目で追うと同時に音声情報に置き換えながら内容を把握していると言います。

文章の形では自然に見えても、音読してみるとところどころつっかえる箇所があったり、表現として不自然な部分があったりと修正すべきポイントが見つかるものです。英語に慣れないうちは書くことよりも読むことのほうに重点を置いて勉強すると理解度が深まり、上達も早くなります。

【中・上級編】ライティングスキルをアップさせる方法

初心者のうちにまとまった量の英文を読みこなし、英語のエッセンスをある程度体得できたら、徐々に書くほうにポイントを置いたトレーニングにシフトしましょう。具体的にはこれまで増やしたボキャブラリーとテキストで学んだ文法を使って実際にビジネスメールを書いてみることで、知識をより定着させる方法があります。

飽きないトレーニングのコツは、できるだけ具体性をもたせることです。架空の相手を設定し、その相手に向けたビジネスメールを毎日書いていくことでシミュレーションが具体性を帯び、学習の目的意識も高まると思われます。重要な取引先に送るフォーマルなメールから食事会などへの招待メール、不祥事に対する謝罪メールなどいくつかのシチュエーションを想定してメールを書くことにより幅広い表現を覚えられますし、TPOに合わせた単語の選び方も皮膚感覚で理解することができます。

【番外編】翻訳サイトや添削サービスを利用してみよう

テキストを使った学習法や独学によるライティングトレーニングによって充分な効果を実感できたら、翻訳サイトや添削サイトの利用を検討するちょうど良いタイミングかもしれません。特にプロのネイティブスピーカーが監修する添削サービスは技術レベルが高く、たった数回利用するだけでネイティブの英語表現が効率よく身につけられると評判です。

ただ、添削サービスは結果が返ってくるまでに時間がかかるのが数少ないデメリットで、その点で言えば翻訳サイトのほうに優位性があります。たいていの翻訳サイトはテキストボックスに日本文を入力するだけで英文に訳される仕組みになっており、急ぎの場合や早いペースでトレーニングを進めたい人には有効な方法です。

しかしながら、表示される翻訳結果をそのまま実際の英文メールに使うことはおすすめできません。あくまでもプログラムによって生成された翻訳結果であって、人間の目で読んでみると不自然な箇所が生じるものです。

目的に合わせてプロが監修する添削サービスと翻訳サイトを使い分けるとよいです。