ビジネスで英作文が必要になる場面とは?英作文の書き方のコツと上達方法 - 英文添削サイト徹底比較!【15社】

ビジネスで英作文が必要になる場面とは?英作文の書き方のコツと上達方法

国際化が当たり前の事となりビジネスで海外の人とやり取りをする機会も増え、英語スキルがより求められるようになりました。
しかし、英語に触れる機会の多い人でも、ビジネス上でのやり取りには不安を感じる人も少なくありません。
ビジネス英作文の上達のコツを理解し、英文添削サービスを活用してビジネスに必要な表現を覚えましょう。

ビジネスとプライベートで使う英文は違う?

英語教室などで英語を習っているからと言って、仕事の英語のやり取りも適切に行えるわけではありません。
日本でもビジネス用語を日常的に使用しないのと同様に、ビジネスとプライベートでは使う英文の表現も異なっています。
ビジネスでは専用の言い回しやニュアンスがあるため、英文でのやり取りを行なう前にしっかり把握しておく必要があります。

ビジネス専用の英語

ビジネス英文では、長いフレーズの入力手間を省くために略語が多用されます。

会議やアポイントメント、スケジュールを連絡する場面はビジネスには多いため、それに関する略語が多いのです。

BTWは「ところで」を意味する「by the way」、
FYIは「ご参考までに」を意味する「for your information」
は英文メールでよく使用される略語です。

「追って連絡します」の意味である「to be announced」の略語TBAや、
「今後決定する予定」の意味である「to be determined」の略語TBD
「確認中」の「to be confirmed」の略語TBC
は英語のビジネスシーンならではの略語となります。

場面によって使い分けが必要

近年では企業が宣伝のために色んな種類のSNSを行なうことも多くなりました。
SNSはビジネスメールと異なり、一般の方向けに発信するため、英文表現もそれに合わせておく必要があります。

「大声で笑う」意味の「laughing out loud」はLOLと略し、
「じゃあね」は「bye for now」でBFNと略し、
ビジネスメールと異なり、砕けた言い回しをすることが多いです。

OMGは「oh my god」の略で、
英語圏ではSNSでもメールやチャットなどで多くの人が使用します。

送る相手との関係性によってはこのように砕けた言い回しも必要になるケースもあるため、しっかり覚えておきましょう。
相手との関係性、制作した英作が何に使用されるのか。
メールなのか、挨拶文章なのか、専門知識の資料なのか、用途によって内容は大きく変わって来ますので注意が必要です。

ビジネス上で英作文が求められる場面とは?

世界との繋がりが密接になった今、ビジネス上で英作文を行なう場面は増えました。
急に英文でのやり取りを行なうことになった場合や、早急にメールの返事が必要になる場面などあります。
実際にどのような場面があるのか見ていきましょう。

短時間での英作が求められる場面

相手の会社との連絡やアポイントメントは短時間での英作が求められます。
スケジュールの関係や今後の予定など、早急に連絡しなければいけない場面が多いです。
また、海外向けに事業を展開している会社や取引先がある場合には、商談に関わる際に短時間で英作対応することが重要となります。
その他、海外向けのSNSを運営している場合、SNSは情報の流れも速いため、早急に対応できる英作スキルが必要になってきます。
正しい情報を発信するためにも、的確な英文表現は覚えておく必要があるのです。

2日以上の猶予がある場面

相手の会社への挨拶や感謝のメール、ビジネスレターを送る場合は長文になり、時間をかけて制作することになります。
ビジネスメールとは違い略語など使用することはほぼなく、しっかり相手へ誠意を伝えることが重要な場面です。
フォーマルな英文か、カジュアルな英文で送るかは相手との関係性で変えることになりますので、フォーマルとカジュアルの英文表現の違いにもしっかりと注目しましょう。

また、資料など何週間、何ヶ月も時間をかけて制作する場面もあります。
その場合も長文の英作文になることが多く、読み手に分かり易く伝える事が大切になります。
そのため、表現や言い回しにも十分注意を払う必要があります。

効率良く英文を制作するためには?

ビジネスにおいてメールなどの連絡は迅速な対応が重要です。効率良く英文を制作し、送ることで会社や自分自身の評価も上がります。
では、どのように英文を制作していくのが効率良いのでしょうか?ビジネス英文の制作を効率良く行なうコツを説明していきましょう。

英文をフォーマットし用意しておくこと

日本語と同様にビジネス英文では基本同じ言い回しを使用していることが多いです。
そのため、必要な英文を定型文で用意しておくと効率良く文章を制作できます。メールやチャットでの簡単なやり取りは前述したビジネスシーンならではの略語と合わせた定型文だけでも十分対応できます。

また、長文になる場合は挨拶や締めくくりの文章、前文と末文の文章をフォーマットして用意しておきましょう。
特に締めくくりの文章は「ご連絡をお待ちしております」という「I look forward to hearing from you soon.」、
「貴重なご意見ありがとうございます」の「I appreciate your input on this matter.」など、
複数用意しておくと安心です。

場面ごとに必要な英作文を限定しよう

英文をフォーマットして用意しておくことは重要ですが、ビジネスシーンで使用する定番の英文は数多くあります。
効率良く英作するためには場面に合わせて必要な文章を限定しておく必要もあります。

時間や場所を後で伝える場面では、「時間と場所は追って連絡します」という意味の
The time and the place are TBA.」や「Time & Location : TBA.
といった文章を用意しておくと効率的です。

到着や日時を確認する場合には
「到着予定時刻を教えてください」という意味の「Could you tell me the ETA?」。
会議などの場面では、「私の意見ですが」という「in my opinion(IMO)」を付け加えると、
自分の意見を求められた場合にも対応できます。
ほかには、「急ぎお知らせします」の「just to let you know(JTLYK)」は緊急のお知らせがある場合に適切です。

会社で必要になる英文を想定し、限定して用意しておけば、その場で英文を制作する手間が省け、適切なシーンで英文を使用できます。
また、英作が必要とされる箇所だけでも、その場で書けるようにしておくことが英作スキル向上のコツとも言えます。

英作文を上手く書くコツ

日本と英語圏では文化が大きく異なるため、ビジネスシーンでの表現の違いに戸惑う人も少なくありません。
英作文で躓いてしまうのは日本語から英語に無理に変換しようとすることで理解が遠のいてしまいます。
日本で使用するビジネス用語を英語に変換するのではなく、英語の表現として覚えておくことが英作文を上手く書くコツになります。

日本と英語では文法が異なるので、ある場面ではこの言葉を使用するといったマニュアル化しておくのが良いでしょう。
日本語と英語の考え方の違いを理解することが英作文の上達方法と言えます。

ネイティブの人が使用する表現を借りて自分の文として使用するのも上手く書くのもコツの1つです。英文法をある程度理解していれば、伝わりやすい文章を意識して制作できるようになります。
しかし、反対に英文法の理解度が不十分であると、ネイティブの使用している表現が理解できず、文章を借りてきてもちぐはぐな内容になってしまいますので注意しましょう。

ビジネス英作文で必要な知識

ビジネス英作文であっても、基礎の英文法を理解しておくことは重要です。ビジネス英文では略語を多用しますが、略す前の文法と単語の意味を理解していなければ適切に使用できません。

英語は同じ言葉でも場面や状況によっては別の意味になることがあります。ビジネスシーンで必要になる最低限の英文を覚えておくことは効率が良いですが、その英語の持つ意味もしっかり理解しておくことも重要です。間違った表現を使用してしまうとご自身の印象や自社の信用にも大きく関わるため、効率化だけでなく知識もしっかり身につけておきましょう。

必要な英文法の知識は以下のサイトで学ぶことができます。ぜひ参考にしてみてください。

https://text-correction.info/column/knowledge-english-writting

英作文に自信がない場合は?

どうしても仕事での英作文に自信が持てない人は英文添削サービスを利用することをおすすめします。英作の上達には第三者からの指摘も非常に大切です。

いつも同じ言い回しになっている、自分では理解しているつもりが人には伝わりにくい文章になっているなど、時間をかけて何度も制作していると見落としてしまうことがあります。
英文添削サービスでは第三者の視点から自分の癖やパターンを指摘してもらえるので、苦手部分の克服にも繋がり、英作文の上達も実現できます。

ただし注意が必要です。英文添削サービスでは、添削を依頼してから納期までは文字数にもよっても異なりますが、おおよそ2日から10日程かかります。依頼から見積もり、金額と納期決定、そこから添削作業を行なっていきます。
そのため、早急な対応が求められる場面では英文添削サービスはあまり適していないので注意しましょう。

反対に、時間をかけても問題ない、もしくは専門知識が必要な資料や書類の場合には英文添削サービスを活用し、資料や書類の精度を上げるといいでしょう。

おすすめの添削サービス

英文添削サービスの中でおすすめなのがEdanzです。多くの分野の英文校正を行なっており、ビジネス英作文において信頼の厚い英文校正会社となります。特に研究論文には大きな信頼を寄せている企業も多く、豊富な知識で校正の精度も非常に高いです。

通常、添削を依頼してから納期まで最短でも2日かかりますが、Edanzではお急ぎプランがあり、1営業日での対応も可能なのが魅力です。
5000語までの原稿でも2営業日で納品され、最低金額が6,325円(税込)と料金設定もリーズナブルなのも魅力と言えるでしょう。

Edanzのサイトは以下になります。ぜひ活用して、ビジネス英作文のスキルを上達させましょう。
https://calibration-english.com

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