【状況別解説】英文メールの書き方を勉強しよう

「英語でメールを送ったらクレームが来た」「返信が欲しいメールなのに返事が来ない」など、英文メールのトラブルはよく耳にしますが、仕事では大問題に発展します。

例えば緊急のメールは、件名に「緊急」と記入しないと、確認を後回しにされて、開いてもらえない可能性もあります。へりくだり過ぎて簡潔な文章ではなくなったため、お叱りメールに発展、ということも。ビジネスシーンらしい言い回しで、なおかつ失礼にならない表現には、どんなものがあるのでしょう。

お願いする際のメールの書き方やフレーズ集

相手に何かをしてもらいたい場面ですから、気持ちよく引き受けてもらえるように、伝わりやすいフレーズを使いましょう。依頼なら「Please」かな、というのは大きな間違い。実はとてもカジュアルで、場合によっては命令文ともとれる表現です。

ビジネスシーンでは「I would appreciate~」「Could you~」「I wonder~」などを使うと、丁寧に感じられます。緊急の要件だとしても、相手に選択の余地を残すことで、尊重している雰囲気が出てきます。ネイティブスピーカーを相手にするなら、はっきりと主張しなければと思いがちですが、小さな心遣いが無理な依頼の快諾を勝ち取ることもありますので、誠意が伝わるメールを書きましょう。

お詫びする際のメールの書き方やフレーズ集

メールでの謝罪は、「I am sorry~」「 I apologize ~」「I regret」の、3つのフレーズしかありません。「sorry」は、単独で使うと「ごめんね」に近いカジュアルな表現ですが、「truly」「very」を添えることで、丁寧な言い回しになります。

「apologize」は堅い表現で、「do」をつけると、より丁寧になります。また、アメリカ英語では「apologize」、イギリス英語では「apologise」となるので、相手に合った方を選んでください。

「regret」は3つの中で最も丁寧な表現で、強調する単語をつけることで、最大限の謝罪というイメージを与えます。ただ、丁寧だからといって「regret」を多用するのではなく、状況により使いわけましょう。

お礼を際のメールの書き方やフレーズ集

英文メールでのお礼も、「Thank you very much」を使用します。文末などでもう一度、感謝を伝えるなら、「Thank you again」がスマートです。これよりもさらに感謝の意が大きい時は、「Many thanks」と結びます。

「I would like to thank you」と書くと、ただのThank youより丁寧な言い回しとなります。「I appreciate ~」も、感謝を表す際によく使います。

とても感謝している時は、「I very much appreciate it」と強調する単語を入れます。「pleased」「thankful」「I`m grateful~」なども、よく使われる表現です。

まとめ

日本語のメールと大きく違う点は、ひと目で内容がわかる件名と、最初の1~2行でメールの目的を伝えることです。「短く、簡潔」を重んじるので、長い前置きは最も嫌われます。最初の1通目は「お世話になっております」のような簡単な挨拶が入りますが、同じ用件で何度もメールを送る際は、1行目から目的を伝える文にします。一番、良いお手本は、送られてくる英文メールです。これらをよく読み、言い回しのパターンや文章構成を勉強しましょう。

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