【状況別解説】英語の文章の書き方を教えます!

英語を勉強するにあたって場面ごとに表現を覚えておくことは大切なことの一つです。場面で覚えておくことにより、記憶を辿りやすいというメリットもあります。近年ではビジネスでも英語を使う機会が増えていく方が多いと思いますので、そのときに応じた英語を学んでおき、臨機応変に対応できる基礎を作っておきましょう。話し方と同じく、ライティングも状況別に使い分けるのが、ネイティブに近づく道の一つです。

社内文書の書き方

普段の友達にあてる文章と、仕事の取引先に送る文章がちがうように、英語においてもビジネスとプライベートは使い分けていかなくてはなりません。

英語の文書の場合、日本語の感覚で覚えていると違う意味のものもあります。例えば、「MEMO」は、日本語で表現しているような「覚え書き」といった意味もありますが、「お知らせ」や「連絡事項」といった意味もあります。お知らせにおいては、必ず「TO(宛先)」「DATE(日付)」「 SUBJECT(題名)」の記載を忘れないようにしましょう。

メールアドレスや電話番号を記載する際には、前に「at」 えを付けます。社外秘のものである場合には、文書の一番上の目立つ部分に「CONFIDENTIAL」(極秘)を書いておきます。基本的な形を覚えれば、あとは応用して使えばよいので、テンプレートとして覚えておくことが時間短縮のためにも大切になってきます。

ビジネスレターの書き方

ビジネスレターにおいてマナーを理解しておくことは、取引先などに失礼がないようにするためにも重要なことの一つです。ビジネスレターの書き方を項目ごとにまとめておきます。

まず必要なのが、Letterhead(レターヘッド)です。会社で使う文書には大抵の場合、右上に自社名・住所・電話番号などが印刷されており、ここに自社URLやメールアドレスなども記載しておくことで、信頼感のある文書の印象を与えてくれます。次に、レターヘッドの2行下の部分に、Date(日付)を記載します。

イギリス式とアメリカ式では月と日付の表記の順番が逆であったりしますので、その点も気をつけて書いていきましょう。そのあと、書中にも宛先を書くことを忘れず、Salutation(頭語・敬辞・呼びかけ)と続けていきます。その他、差出人が自筆のサインをします。最初はビジネス文書のフォーマットを参考にして作成していくことで、間違いや失礼をなくすことを意識しましょう。

履歴書の書き方

外資系の会社や海外へ向けて転職活動をしたいと考えている方には、英語で履歴書を書く必要があります。

英文履歴書を書く際、大切なことは先に書いておくということを意識しておきましょう。これは英語が文法上、結論を先に話す言葉であるということにも起因しています。

次に、職歴や学歴は新しい順に書いていきます。これは過去の履歴よりも、直近でなにをしているのかが重要視される傾向にあるからです。この点も、日本の履歴書とは違うということを理解しておきましょう。まとまった文章を書くため、仕事に関係のない無駄な情報は省いていきます。箇条書きで要点を取りまとめていると、採用担当者に効果的に伝えることができます。

最後に、フォーマットを見やすくすることを心がけましょう。何百人も応募があった場合、採用担当者は数秒で履歴書を詳しく読むかを判断します。そのなかで選んでもらうためには、要点をわかりやすくまとめているものが、選ばれやすい履歴書だと言えます。

まとめ

ライティングを苦手としている日本人の方は多いですが、だからこそライティング力が高い方は会社にとって重宝する人材となります。海外に就職を考えている方も、ライティングは資料やメール作りにおいて必須の能力になりますので、勉強して自分のものにしておく必要があります。履歴書などを書く場合にも、ライティング力がないことには自分を効果的にプレゼンすることができませんので、書き方を学んでおくことによって将来の自分に役立てていきましょう。

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