【留学や海外就職で必要!】英文証明書の書き方

海外で就職が決まったり、留学先が決まった時は、相手側から在籍証明や在学証明などの提出を求められます。また、ビザが必要な国へ渡航する際も、申請の必要書類として証明書が欠かせません。

日本語の証明書を会社や学校へ依頼するのは簡単ですが、英語の証明書となると、会社や学校側から「作ったことがないので自分で作成してくれ」と返されることもあるようです。ここでは、必要書類である英文証明書についてご説明します。

在籍証明書とは何か?

在籍証明とは、ある人が特定の企業や学校に間違いなく在籍していることを証明する公式の書類で、海外就職や留学時は必ず請求されます。法的な縛りはありませんが、それでも公的な書類ですのでルールが存在し、ビジネスレターなどに準じるインデントが用いられます。また、就職の場合は、前職の在籍証明だけでなく、過去の就職先すべての在籍証明書を求められることもあるので、提出書類がわかった時点から始めたほうが良いでしょう。

慣れている企業なら英語での書類発行はスムーズですが、過去に作成経験のない企業では、個人で作成したものに社印を押印するだけということもあります。自分で作成しなくても、必要な記載がされているか確認しなければならないので、書き方を知っておくことが重要です。

在籍証明書の書き方や書く内容は?

欧米では、公的な書類は「レターヘッド」と呼ばれる、企業の名前やロゴが入った用紙を使います。このような用紙が手に入らない時は、社名の横に社印を押印すれば代用できます。文字の配置は、セミブロック形式が一般的です。記載する内容は、最上段に「企業の社名・所在地・電話番号・発行日」が入り、用紙のタイトルと冒頭の文章のあとに、「氏名・生年月日・在籍期間・職種・月の勤務日数・収入」などを記入し、自筆のサインを書き入れます。

最下段には書類を発行した責任者の氏名・住所・電話番号を明記して、社印はこの部分の、社名に被るように押印します。英文レターのように「Dear」で始まる形式の時は、結びの言葉を忘れずに入れてください。一目でなんの書類かわかるように、シンプルに仕上げるようにしましょう。

迷ったらテンプレートや英文添削サービスを使おう

初めて書く時は、見たことがないものを作るのですから、きちんとした書類を作成するのは困難でしょう。そんな時は、インターネット上でテンプレートを検索してみてはいかがでしょうか。多くのサイトでテンプレートや書き方が掲載されていて、ビザ申請などの個人で行う複雑な手続きには、書類作成後の申請まで、動画つきで丁寧に説明してくれるサイトもあります。

これらのサイトの助けを借りて書類が完成したら、必ずネイティブスピーカーにミスがないか確認してもらいましょう。一文字の誤字や脱字のために受理されない可能性があるので、チェックできる人が身近にいない場合は、英文添削サービスを利用して、完璧な書類にしましょう。インターネットで検索すれば、多くの会社が見つかるはずです。

まとめ

公的な書類を作成したことがあれば、書類の不備に対してとても厳しいことはご存じのはずです。誤字脱字はもちろん、インデントのミスでも受理されないことがあります。それだけ難しい書類を自分で作るのであれば、しっかりと下調べをして求められる通りに作り、確認を怠らないことが完成につながります。ミスの有無が心配な時は、スムーズな受理を目指すために、ネイティブスピーカーやプロに相談するのがおすすめです。

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