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ビジネス英語の文章はどうやって作成するべき？英作文の書き方や注意点を紹介

2023年9月6日

「ビジネスシーンで英語を使用する」「英語に苦手意識があるが、仕事で評価を得たい」など、ビジネス英語関連の悩みを抱えている方は多いです。

日本の学校では実用性の高い英語を教えない傾向にありますが、会社で評価を高めるためには、実践的な英語力が必要です。

今回の記事ではビジネスシーンにおける英語のメールの書き方と、完成度の高いビジネス英語を目指す方法についてご紹介します。

ビジネス英語とは？

ビジネス英語とは、そもそもどのようなタイプの英語のことを指すのでしょうか？

結論から述べると、ビジネス英語とは、ビジネスシーンで必要になる英語のことです。
ビジネスシーンで頻繁に使用される専門性の高い用語を知っている必要があり、日常生活で利用する英語とは異なります。

特に、英語でメールを書く際にビジネス英語のマナーを知っておくことが大切です。

このような専門用語や英語のマナーを知らない状態で、行動にうつしてしまうと、そのつもりはなくても相手にとっては失礼なメールになってしまう可能性があります。

ただし、日本語のビジネスメールと比較すると、比較的シンプルな文体のものが多く、しっかりとマナーについて知識を深めれば、自信を持ってメールでのやり取りを行えるようになります。

ビジネス英語によるメールの書き方

ビジネス英語のメールはどのように作成すればいいのでしょうか？
ここでは、ビジネス英語のメールの書き方を紹介します。

宛名

ビジネス英語で宛名を記載する際は、相手との関係性を考える必要があります。
距離感によって、使用するべきフレーズが異なるので、メールを送る相手との関係性をしっかりと確認することが大切です。

例えば、取引先の相手など、フォーマルな文体が求められる際は、「Dear Mr./Ms.」が使用されるケースが多いですが、相手のことをよく知っており、カジュアルな文体でよい場合は「Hello 〇〇」などが使用されます。

また、相手の名前でなく、職業を宛名に用いることも多いです。例えば、HR Manager（人事マネージャー）やHiring Manager、（採用責任者）、Customer Service、（カスタマーサービス部）などが挙げられます。

メールの書き始めである宛名は、相手との距離感を見極めた上で、ふさわしい言葉を選びましょう。

自己紹介

相手とのやり取りが最初である場合は、簡単に自己紹介をするのが一般的です。
どのような人からのメールであるか初めに提示することで、相手側は適切な対応を取ることができます。

まずは名前をしっかりと伝えましょう。
通常、「I am 〇〇」「My name is 〇〇」を使用します。
部門や会社名なども添えるとよいでしょう。

以下で例文を提示します。

「My name is 〇〇 from ●● Corporation. （〇〇社の●●と申します。）」
「I am 〇〇 from ●● department.（●●部門の〇〇です。）」

お知らせ

相手にどのようなメールの内容であるか、最初に伝えることで、相手の理解度を高められます。
そのため、簡単な挨拶を済ませた後は、どのようなメールであるかを知らせしましょう。

例えば、メールの用件について伝えるために、以下のようなフレーズが用いられます。

「I am writing you to inform〜.（〜についてお知らせしたく、ご連絡いたしました。）」
「This is to inform you that〜.（〜についてのお知らせです。）」
「Please be informed that〜.（〜についてご留意ください。）」

問い合わせ

メールで相手に何かを問い合わせたいというケースは、ビジネスシーンで頻繁に見られます。
相手に何かを問い合わせたい、情報を提供してもらいたいなどの場合は、定番のフレーズがあるので、そちらを利用するようにしましょう。

「I would like to enquire about〜.（〜について問い合わせしたく存じます。）」

基本的に「I would like to 」は相手に何かを依頼する際に用いられるフレーズです。
「I want you to do〜（あなたに〜をしてほしい。）」というフレーズよりも丁寧な印象を与えます。

他にも以下のようなフレーズが使用されます。

「I would be interested in finding out more about〜.（〜について知りたく思います。）」
「I would be grateful if you would〜（〜してくださりましたら大変嬉しく思います。）」

返信の催促

メールを送信したのになかなか返事が返ってこない場合は、どのようなメールで催促すればいいのでしょうか？

基本的に相手の状況に理解を示しつつ、さりげなく催促をするパターンが一般的です。

「I understand you are occupied〜.（忙しいところ恐縮ですが、〜。）」
「Would it be possible for you to〜.（〜していただくことは可能でしょうか。）」

間違ったフレーズを使用してしまうと、相手にとって失礼になってしまうので注意してください。

返信メールの書き出し

相手から届いたメールに返信する場合、返信メールの書き出しは重要です。

困惑を招かないためにも、どのメールに対しての返信であるか、しっかりと提示するようにしましょう。

「With reference to〜（〜について）」
「Further to your email（いただいたメールに対して）」

また、相手の返事に対して「Thank you for your replying.（返信ありがとうございます。）」と感謝を示すパターンもよく用いられます。

お詫び

メールで相手にお詫びをする際は、フォーマルな文体を使用することをおすすめします。

もちろん、文脈や内容によってはカジュアルな表現でも大丈夫なことがありますが、しっかりとした文体を用いることで反省の意を示すことが可能です。

「Please accept my sincere apologies for 〜（大変申し訳ありませんが〜についてご理解いただけましたら幸いです。）」
「I apologize for this inconvenience situation.（ご迷惑をおかけして申し訳ありません。）」

お礼

ビジネスシーンでは、メールで相手にお礼を入れることがあります。
何についての感謝なのかしっかりと伝わるように、お礼で使えるフレーズを覚えておきましょう。

「I would like to express my sincere thanks for〜.（〜について大変感謝しております。）」
「Thank you for 〜.（〜について感謝しております。）」
「I am deeply grateful for〜.（〜に関して大変嬉しく思います。）」

締め

ビジネスメールの最後にはどのような言葉を添えればいいのでしょうか？

メールの案件や内容によって、適切な締めが異なりますので、状況に合わせたフレーズを使用しましょう。

「I look forward to〜.（〜を楽しみにしております。）」
「Thank you for〜.（〜について感謝申し上げます。）」
「Please don’t hesitate to contact me.（気軽にお問い合わせください。）」

なお、「look forward to」は「to」の後に名詞、もしくはingがきますので注意してください。（この場合のtoは不定詞ではない。）

ビジネス英語を書く際の注意点

ここでは、ビジネス英語を書く際の注意点を紹介します。

テンプレートをそのまま使用しない

ビジネス英語を書く際は、テンプレートをそのまま使用しないように注意してください。
テンプレートをそのまま利用してしまうと、文脈にあわない、不自然に聞こえるなどの事態を招く可能性があります。

例えば、すぐに会う予定がないのに「I look forward to seeing you.（会えるのを楽しみにしています。）」と記載すると不自然に感じられることがあります。

この場合は「I look forward to seeing you sometime soon.（近いうちに会えるのを楽しみにしています。）」など、文脈にあわせてフレーズを添える必要があります。

現在はインターネットで様々なテンプレートが公開されていますが、そのまま引用するのではなく、前後の文章とのつながりが不自然でないか、文脈に合わない単語を使用していないかを確認しましょう。

要点を簡潔にする

言語を問わずに共通していえることですが、要点を簡潔にすることが重要です。
また、結論ファーストで内容を記載し、重要なポイントが相手に伝わりやすくなるように工夫しましょう。

例えば、相手に聞きたい質問が2つある場合は、冒頭で「I would like to ask two questions.（2つの質問があります。）」と述べると、相手にあなたが2つ聞きたいことがあることがわかります。

また、段落や箇条書きなど、相手がみやすいようにメールの構成を工夫することも重要です。

簡略の表現を避ける

友達との会話などで表現するようなカジュアルな簡略表現は、ビジネスシーンでは避けるのがベターです。
もちろん、相手との関係性にもよりますが、多くの場合はフォーマルな表現がビジネスシーンでは好まれます。

例えば、「I know your busy, but let me know ASAP.（忙しいだろうけど、なるべく早く知らせてほしい。）」など簡略表現を使用した文章がカジュアルな印象を与えるのに対して、「I understand you are occupied, but hope to hear from you soon. （お忙しいところ恐れ入りますが、お返事お待ちしております。）」と表現した方が丁寧です。

簡略表現を無意識のうちに使用していないか確認するようにしましょう。

完成度の高いビジネス英語を目指す方法

「質の高いビジネス英語にしたいけれど、自分の作成したビジネス英語の文章があっているのだろうか？」悩まれている方は多いはず。

ぜひ、そのように心配な方は校正サービスなどを利用することをおすすめします。
校正サービスでは、英語に精通したプロが自然な英語表現になるように校正してくれます。

特に重要なシーンで用いられるメールなどは、このようなサービスを利用することで、安心してやり取りをすることができます。
ここでは、完成度の高いビジネス英語を目指す方法を紹介します。

英文校正ツールを利用する

自分の書いた英語があっているか不安な方は、英文校正ツールを利用するようにしましょう。
英文校正ツールとは、英文に不自然なところはないか、スペルミスはないかなどをチェックしてくれるサービスのことです。

このようなツールを利用することで、英語によるミスを未然に防ぐことができます。

英文校正ツールの中には無料で利用できるものもあり、コストをかけたくない方・そこまで質を求めない方にとっては嬉しいポイントです。
また、ビジネス向けの英文校正ツールもあるので、ツールの特徴をしっかりと把握して、自分にあったものを選びましょう。

英文校閲サービスを利用する

より完成度の高い英文を目指したい方は、英文校閲サービスを利用することをおすすめします。

英文校閲サービスとは、英文校閲のプロによるチェックを受けられるサービスのことです。
ビジネスシーンの他、学術論文などのアカデミックシーンなどでも用いられます。

しかし、英文校閲サービスは依頼費用がかかることがほとんどです。
「重要な資料を英語で制作しないといけない」「ホームページ内で、英語で情報を発信したい」など、重要性の高い場合に利用することをおすすめします。

英語力を上達させる

前章で紹介した方法と比較すると時間がかかりますが、英語力を上達させることで、ビジネス英語に対応することができます。
現在は、ビジネスパーソンに向けた英会話教室やコースなども多数用意されています。

ビジネスシーンならではの言い回しやメールの書き方を学べるので、日々の業務をスムーズに完了させることが可能です。
もちろん、英会話に通うなどの場合はコストがかかるので、予算と照らし合わせて最適な方法を選択するようにしましょう。

まとめ

今回の記事では、「英語を仕事で使用するものの、英語力に自信がない」という方に向けて、ビジネス英語の書き方について紹介しました。
ビジネス英語のライティングはメールなどで使用することが多いです。

直接話すのではなく、メールとはいえど、文章の書き方によっては相手に失礼な印象を与えてしまいます。

相手からの信頼を損ねないためにも、自然に聞こえるビジネス英語を身につけることが大切です。

不安な方は英文校閲サービスや英文校正ツールを利用するようにしましょう。

以下のページでは、おすすめの英文校正ツールを30選で紹介しています。興味のある方は、ぜひ参考にしてみてください。

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